Guía para no diseñadores: Cómo hacer una buena presentación

El primer paso en la preparación es pensar en el tema en términos de ideas discretas y digeribles que pueda presentar sin abrumar al público. Cada idea es una diapositiva distinta. Así, la diapositiva número 1 es la idea número 1, la diapositiva número 2 es la idea 2, etc.

Haz un guión gráfico de tu idea en el que cada "fotograma" de tu "película" sea una nueva "escena". Esto te ayudará a organizar tus ideas visualmente en lugar de pensar que estás escribiendo un libro.

PowerPoint y Keynote son los "power points" o "keynotes", no toda la novela o el libro de texto. Si golpeas a tu público en la cabeza con un documento de Word glorificado, no te los ganarás.

Asegúrate de fijar un objetivo claro para la presentación. ¿Qué quieres conseguir con tu presentación? ¿Sabes mucho sobre el tema? Si no es así, asegúrate de que te sientes lo suficientemente cómodo como para responder a preguntas sobre el tema. Es importante que sepas mucho sobre el tema del que vas a hablar.

Para que una presentación oral tenga éxito, hay que contar historias. Hay que incluir un comienzo intrigante, un remate, un giro, un desarrollo y una conclusión. Lleva a tu audiencia por un viaje entretenido.

Si se comparte una anécdota con la que se pueda relacionar, será más fácil de recordar. Y no te olvides de las emociones: haz que la gente se ría, sienta curiosidad o tristeza. Las emociones mueven a la gente.

También es bueno pensar en cómo mantener la atención del público. La gente se distrae con facilidad, así que ¿cómo mantener su atención? Por ejemplo, haciendo una pregunta de vez en cuando, contando un chiste entre medias, utilizando elementos visuales agradables, etc.

Muchos presentadores temen que, si sus ideas no aparecen en forma de texto en la pantalla, el público no capte lo que están diciendo. Nada más lejos de la realidad. ¿Sabía que el cerebro humano procesa las imágenes 60 000 veces más rápido que el texto?

Así que no tengas miedo de poner imágenes grandes, incluso ENORMEMENTE llamativas, en la pantalla, y piensa con originalidad al hacerlo. El texto mínimo puede colocarse sobre un recuadro de color semitransparente creado con el software de presentación, de modo que resalte y sea fácil de leer y no compita con la imagen.

Haz que tus diapositivas sirvan de ayuda visual. Nunca se insistirá lo suficiente en esto. Deben servirte de fondo a ti y a tu historia, para ilustrar ciertos puntos, pero no son el centro de atención; lo eres tú.

Su paleta de colores debe limitarse a los colores exactos de su identidad de marca. Es decir, si los colores de su marca son el azul y el naranja, no adivine un color que se parezca más o menos. Utiliza los valores RGB exactos o tu presentación no parecerá que te representa.

Los espectadores no especialmente sensibles a los colores pueden no entenderlo de inmediato, pero si les enseñas una presentación similar con los colores exactos les va a gustar más esa sin saber necesariamente por qué. Lo ideal es que configures tu Tema de Color con los valores RGB exactos, pero también puedes utilizar la herramienta cuentagotas de tu paleta de colores para probar los colores exactos de tu marca.

Tus ideas son un montón de palabras en tu cabeza que deben permanecer en ella. Nadie quiere que se las lean en una pantalla. La pasión por tus ideas debe transmitirse sobre todo verbalmente, con un mínimo de texto en las diapositivas.

Si quieres tener una guía de lo que dices en cada diapositiva, puedes incluirla en las notas del presentador. Aun así, debes saber lo que dices, mantener el contacto visual y ser afín y humano. Aunque no es tan malo como leer de la pantalla, leer mecánicamente de un guión con los ojos fijos en una página en un atril sigue sin ser muy atractivo. Las notas del presentador deben utilizarse más como referencia para mantenerte en tu sitio.

La preparación es la clave. No prepararse es prepararse para fracasar, como suele decirse. Aunque no te acuerdes de todo, sentirte preparado te da la confianza necesaria para subirte al escenario o conectarte a Internet para hacer una presentación ante tu público.

Dicho esto, no te preocupes si te desvías del tema o te olvidas de algo. ¡Es importante improvisar y dejarse llevar por la corriente; la preparación es para darte una base que te ayude a sentirte más seguro cuando aparezcan los nervios!

Además, ¡ponte algo que te haga sentir bien! Ni siquiera tiene que ser visible: puede ser un perfume, por ejemplo. Pero sí algo que te haga sentir la versión más segura de ti misma.

Convierte toda tu presentación en un montón de palabras clave esparcidas en cada diapositiva. Así aumentarás las posibilidades de no olvidar cosas importantes durante el discurso.

La mayoría de la gente se pone un poco nerviosa cuando habla en público, así que estaría bien tener algo que te ayude en caso de que te tropieces con tus palabras y necesites desesperadamente recuperarte rápido. Y si tienes las principales palabras clave en tus diapositivas, ¡ni siquiera necesitarás una hoja de trucos!

¿Y si algunas de tus ideas son más bien abstractas y no se prestan inmediatamente a una imagen? Entonces busca una imagen con una conexión abstracta para utilizarla en tu diapositiva. Y no te devanes los sesos para averiguarlo. Haz una búsqueda de imágenes en Google.

He aquí un ejemplo real de una presentación que preparé para un cliente. El título de una de sus diapositivas era "reconocimiento de patrones en el análisis de datos farmacocinéticos". Un concepto que había que explicar en términos sencillos. Quieres entretener a tu audiencia y mantenerla interesada con una imagen que no sean arcanas gráficas lineales con números diminutos que nadie puede leer. Encontré una imagen de dos gemelos idénticos, pelirrojos y pecosos, que se señalan y ríen. Coloqué sólo esa imagen y el título en la pantalla. Fue una solución excelente para explicar un concepto abstracto de forma entretenida. El público se mostró más receptivo a escuchar una lista de métricas extensas porque estaba visualmente entretenido.

El ponente hizo saber al público que estas métricas se proporcionarían impresas al final. Cuando el público escucha la pasión del presentador por su tema y se entretiene con una imagen, se siente atraído. Una vez más, los grandes volúmenes de texto y los gráficos aburridos harán que el público se duerma.

Sus títulos deben estar en registro exacto de diapositiva a diapositiva. Establezca coordenadas exactas en su patrón de diapositivas y luego no mueva la posición de sus títulos hacia arriba o hacia abajo o a la izquierda o a la derecha para acomodar el contenido. En lugar de eso, reoriente su contenido para que se ajuste al servicio de los títulos.

Puede parecer correcto cuando se concentra en una diapositiva. Pero cuando veas la presentación, si los títulos se mueven de una diapositiva a otra, tu presentación parecerá inconexa y poco profesional. Tu mensaje clave puede quedar diluido por las distracciones.

Además, presta atención a los medianiles, es decir, al espacio que hay en la parte superior e inferior y a la izquierda y derecha de cada diapositiva. Mantén una cantidad uniforme de espacio en blanco en los cuatro lados para conseguir un aspecto uniforme. Dibuja guías para mantener, por ejemplo, 0,5" de espacio en blanco en la parte superior, inferior, izquierda y derecha, de modo que todo el contenido quepa en este espacio y no sobresalga más allá de estos bordes.

Cuando hayas terminado con el guión y tengas algunas ideas para los elementos visuales con los que acompañar tu historia, también es importante pensar en el aspecto general de la presentación. Los programas de presentación actuales nos permiten crear diseños mucho más atractivos e impresionantes que los anticuados que suelen venir a la mente cuando alguien dice la palabra "presentación".

Dale un aspecto más profesional dedicando tiempo a crear una especie de plantilla base que puedas editar fácilmente para que tu paquete de diapositivas final tenga ese aspecto unificado y pulido. Y no tengas miedo de jugar con el diseño: utiliza colores diferentes, experimenta con fuentes no estándar, prueba con plantillas creativas, añade gráficos y uvas informativas, etc.

Me encanta Google Slides, mi equipo utiliza Canva o software de diseño profesional. La pieza más importante por encima de las herramientas es el propio artista ;) Si el presentador carece de habilidades de diseño, ¡contrata a un profesional!

Los diseñadores gráficos prefieren Keynote de Apple sólo porque es un programa exclusivo para Mac y la mayoría de los diseñadores gráficos de impresión y web utilizan Mac. PowerPoint, sobre todo antes de que se subiera el listón del diseño de presentaciones, se consideraba apenas superior al procesador de textos y propio de administradores, no de diseñadores. Pero he visto presentaciones horribles creadas con Apple Keynote y presentaciones impresionantes creadas con PowerPoint. Así que no se trata del programa que utilices, sino de cómo lo utilices.

Hay varias situaciones -además de las bastante obvias, como la falta de experiencia en diseño y la falta de tiempo- en las que puede ser necesario contratar a un diseñador profesional de presentaciones en lugar de hacer una presentación por cuenta propia.

1. Presentación de alto riesgo: Si vas a hacer una presentación para una reunión de negocios importante, una conferencia de alto nivel o una campaña de recaudación de fondos de la que depende la supervivencia de tu empresa, es esencial causar una buena impresión. Un diseñador de presentaciones profesional puede ayudarte a crear una presentación visualmente impactante y pulida que te ayude a destacar.

2. Presentación a gran escala: Si vas a crear una presentación con muchos datos para un público numeroso, como un seminario web o una conferencia, es importante que sea atractiva y fácil de seguir. Los diseñadores profesionales pueden ayudarte a que las cosas difíciles parezcan sencillas para que tu presentación sea visualmente atractiva y fácil de entender.

Lo mejor de un diseñador de presentaciones VERDADERAMENTE profesional es que no sólo será creativo, sino que también tendrá conocimientos técnicos. Pueden crear para ti una plantilla fácilmente reutilizable en la que no tengas que reinventar la rueda para conseguir formatos creativos que funcionen para ti. Lo único que tienes que hacer es introducir el contenido en los marcadores de posición de texto o hacer clic en un marcador de posición de imagen para intercambiar las nuevas imágenes que desees para las distintas presentaciones.

1.

2. Recuerda que la voz monótona y el estilo de presentación poco atractivo hacen que el público se duerma.

3. Aprende a ir al grano con rapidez. Hoy en día, la gente presta poca atención.

1. 1. No pongas la mayor parte del texto en la pantalla. Deje eso para las notas del presentador y la cubierta para dejar atrás.

2. Si va a utilizar imágenes (y debería hacerlo), no utilice imágenes de mala calidad o que se deshagan al ampliarlas. Asegúrate de que sean grandes y de alta resolución. Unsplash es un buen recurso para encontrar imágenes de alta resolución gratuitas y libres de derechos. Por supuesto, si usted o su empresa tienen acceso a un banco de imágenes de pago por suscripción como Getty Images, utilícelo. Si tienes que utilizar Google Imágenes, asegúrate de filtrar las imágenes "grandes". E incluso entonces, asegúrate de que parezcan de alta resolución.

3. No tengas miedo de utilizar más diapositivas. Más es menos. Con esto quiero decir que una presentación de 10 diapositivas imposiblemente densas en realidad se lee como MÁS LARGA que una presentación de 15 diapositivas en la que algunas de tus diapositivas más repletas de información se amplían a dos diapositivas. Si dedicas el doble de tiempo a una diapositiva densa que a dos diapositivas en las que el contenido está dividido, mantendrás la atención del público durante más tiempo. Si veo una diapositiva con demasiada información, me duele la cabeza y pierdo la atención.

1. Empiece su discurso con una pregunta que invite a la reflexión: Debe ser algo relacionado con el tema. Esto puede captar la atención del público de inmediato y hacer que se interese por lo que tienes que decir. Para una presentación sobre redes sociales, podrías plantear algo así: Más de 200 millones de empresas tienen presencia en Facebook, y más de 10 millones de anunciantes activos utilizan Facebook para promocionar sus productos y servicios.

2. Utiliza imágenes en lugar de texto: En lugar de llenar tu paquete de diapositivas con viñetas y texto, prueba a utilizar imágenes y ayudas visuales para transmitir tu mensaje.

3. Podrías incorporar elementos interactivos: En lugar de hablar aburridamente a tu audiencia, intenta incorporar elementos interactivos a tu presentación. Por ejemplo, puedes pedir al público que participe en una encuesta rápida o en un cuestionario relacionado con tu tema, o puedes hacer que trabajen en parejas o en pequeños grupos para debatir una pregunta o una cuestión.