¿Cómo gestionar de forma eficaz los clientes potenciales que proceden de un formulario de la página web?

Esta pregunta la ha planteado un usuario de Tilda. Hemos invitado a un experto a responderla, para que el consejo resulte realmente útil.

La gente está rellenando el formulario de mi página web, pero no sé muy bien qué hacer a continuación. ¿Cuál es la forma más eficaz de gestionar estos clientes potenciales?

Heather Langley responde:

La clave aquí es asegurarse de contar con un proceso estructurado para almacenar los datos de los clientes potenciales y hacer que el proceso de seguimiento sea lo más eficiente y eficaz posible. Aquí es donde resulta útil la gestión de las relaciones con los clientes (CRM), ya que te ofrece un lugar donde realizar un seguimiento de lo que ocurre después de que alguien se ponga en contacto contigo.

Si no sabes mucho sobre páginas web, probablemente sea una buena idea elegir un creador de páginas web con un CRM integrado. De este modo, todo se gestiona desde un único lugar centralizado y no tendrás que preocuparte por pagar por un servicio aparte. Para las pequeñas empresas, este es un enfoque muy habitual, ya que simplifica las cosas y garantiza que tu equipo pueda ver y gestionar rápidamente cualquier oportunidad de venta.

Es importante que las consultas lleguen a las personas adecuadas. Si tienes diferentes empleados responsables de gestionar distintos tipos de clientes potenciales, debes asegurarte de haber configurado el reenvío automático para que cada consulta llegue a la persona adecuada y el remitente pueda recibir una respuesta útil lo antes posible.

Contar con la configuración adecuada del CRM facilita mucho la gestión del proceso. Si utilizas un creador de páginas web sin un CRM integrado o tienes una página web programada a mano, es posible que necesites
optar por un software de CRM a medida para gestionar tus clientes potenciales. Este puede integrarse con tus plataformas existentes, conectando los datos de tus clientes en múltiples ubicaciones. A partir de ahí, resulta mucho más fácil mantener el control sobre tus procesos de ventas.

Una vez que te hayas asegurado de que todos tus clientes potenciales se registran de forma fiable, el siguiente paso es determinar cómo quieres gestionar tu comunicación.

Se recomienda configurar un correo electrónico automático que se envíe al usuario tan pronto como haya enviado una consulta a través de tu página web. De este modo, se le confirma que se ha recibido su mensaje y se aprovecha la oportunidad para informarle de que la respuesta podría tardar unos días.

A partir de ahí, lo mejor es aportar un toque personal. Recibir un correo electrónico personalizado de la persona adecuada de la empresa siempre va a ser más valioso que recibir una respuesta automática, por lo que esta es tu oportunidad de ofrecer un excelente servicio de atención al cliente y, con suerte, conseguir un nuevo cliente que compre.

Un aspecto importante que está costando conversiones a muchas empresas es la falta de seguimiento. Es fácil enviar una respuesta inicial y dejarlo ahí, pero mantener una conversación abierta con un cliente potencial aumenta las posibilidades de que se convierta en cliente. Programar correos electrónicos de seguimiento que ofrezcan apoyo adicional o animen al usuario a dar el siguiente paso puede ser el empujón necesario para convertir una consulta en un cliente, pero es importante no ser demasiado insistente al respecto.

Al fin y al cabo, no todas las consultas que recibas se traducirán en ventas, pero cuanto mejor gestiones tus clientes potenciales, mejor será el resultado.